In de wereld van IT meten we doelen vaak niet op de tijd die we hebben besteed, maar op wat we met deze tijd hebben gedaan. Productiever worden, dat is waar we naar streven.
Soms kan dit ongelooflijk stressvol zijn en ertoe leiden dat we ons overweldigd voelen en het gevoel hebben dat we niet hebben gepresteerd. Dit kan er op zijn beurt toe leiden dat we meer uren gaan werken en meer druk op onszelf leggen om onze doelen te bereiken.
Hier zijn enkele tips om dit te overwinnen en de controle over onze tijd terug te krijgen.
Vaak hebben we meer werk te doen dan op één dag zou passen. Een goede planning helpt ons om prioriteiten te stellen en onze dagelijkse werklast te beheren.
Besteed aan het begin van de dag een paar minuten aan het opschrijven van alle taken die je hebt. Geef vervolgens elk van de taken een prioriteitsscore. Deze score kan gebaseerd zijn op wensen van uw team of leider of het kunnen prioriteiten zijn die u zelf stelt.
Zodra de prioriteiten zijn vastgesteld, geeft u een geschat tijdsbestek dat u nodig heeft om elke taak te volbrengen.
Nu je deze lijst hebt, kun je een dagplanning maken in uren, zodat je zeker weet dat je de dingen met de hoogste prioriteit hebt opgenomen. Vergeet niet om te beginnen met de onroerende zaken, zoals geplande vergaderingen.
Deze aanpak geeft je een duidelijk overzicht van wat je van jezelf kunt verwachten voor de dag en vergeet niet om een taak als voltooid te markeren zodra deze is voltooid.
De meeste mensen gaan er niet voor zitten om een boek te lezen en het in één keer uit te lezen. Veel van onze taken zijn hetzelfde, dus het is belangrijk om onze grotere taken op te splitsen in kleinere beheersbare brokken, dit geeft ons een beter begrip van welke stappen we moeten nemen om een taak te bereiken en voorkomt dat we onnodige dingen doen.
Zoals hierboven vermeld, kunnen sommige taken mogelijk niet in één keer worden voltooid, dus het kan zijn dat we een taak hebben die naar schatting 8 uur moet worden voltooid. In onze planning zouden we bijvoorbeeld 2 uur voor die taak in een dag kunnen zetten.
We moeten proberen vast te houden aan de tijd die we voor die taak hebben uitgetrokken, een geschikte plek vinden om te stoppen en waar nodig aantekeningen te maken, zodat we het weer kunnen oppakken.
Dit wordt timeboxen genoemd.
Pauzes nemen is vaak het ding dat we als eerste opofferen als we het gevoel hebben dat we achterlopen, maar dit is verkeerd. Het is aangetoond dat het nemen van regelmatige pauzes de productiviteit verhoogt en vaak leidt tot heroverweging van hoe we iets benaderen. Plan pauzes in je planning voor de dag.
Soms bevinden we ons in een situatie waarin er nieuwe dingen van ons worden gevraagd die niet in onze planning zijn gepland. Wanneer dit gebeurt, is het belangrijk om de prioriteit van de nieuwe taak te vragen en te communiceren wanneer de persoon die erom vraagt, kan verwachten dat deze is voltooid.
Het is ook belangrijk om uw plan voor de dag met uw team en leider te communiceren, dit zal helpen om uw prioriteiten af te stemmen op uw team en hen duidelijk te laten weten wanneer u beschikbaar zult zijn voor items waarvoor zij uw input nodig hebben.
Als een leider je vraagt om dingen nu te doen, praat dan met hem over je planning en vraag zijn of haar input over de prioriteiten die je voor jezelf hebt gesteld.
Wanneer we onverwachte items krijgen, moeten we soms onze prioriteiten en planning voor de dag opnieuw evalueren. Evenzo kunnen taken soms sneller worden uitgevoerd dan gepland of niet langer zo relevant zijn. Wees niet bang om uw planning te verplaatsen om hieraan tegemoet te komen.
Kijk aan het einde van elke dag over je plan voor de dag; wees trots op de taken die je hebt volbracht en kijk naar de dingen die niet volgens plan zijn gegaan. Denk na over de manieren waarop dit kan worden verbeterd. Misschien heb je de tijd die je nodig had om een taak uit te voeren onderschat, of had je de prioriteiten in de verkeerde volgorde. Onthoud dat dit een constant verbeteringsproces is, maar het zal gemakkelijker worden naarmate je het vaker oefent.
